Иерархическая структура работ (ИСР, с англ. WBS – Work Breakdown Structure) – описана в любой книге об управлении проектами. С этим инструментом знакомы практически все, кто когда-либо изучал управление проектами или проходил тренинги по этой дисциплине. К сожалению, многие относятся к ней как всего лишь к термину из области управления проектами, тогда как это мощный практический инструмент структурирования содержания проекта, а также важный инструмент коммуникаций между всеми участниками проекта. ИСР является основой для составления бюджета и планирования остальных параметров проекта.

Историческая справка

Иерархическая структура работ является одним из самых важных изобретений в управлении проектами. Концепция ИСР была сформирована совместно с разработкой методики PERT в министерстве обороны США и была представлена ВМС США в 1957 году для поддержки разработки ракетной программы Polaris. Тогда ИСР не носила такое название, но уже тогда предложили группировку работ с ориентацией на результаты проекта. В июне 1962 года минобороны США и NASA совместно с аэрокосмической промышленностью опубликовали документ о системе PERT/COST, в котором описали подход ИСР. Это руководство было одобрено министерством обороны для адаптации всеми службами. В 1968 министерство обороны выпустило военный стандарт “Иерархическая структура работ для систем вооружения” (MIL-STD-881), который требовал использование данного стандарта в министерстве обороны. В данном стандарте устанавливались шаблоны верхнего уровня для основных систем вооружений вместе с сопроводительным описанием (словарь ИСР) для их элементов.

Этот документ пересматривался несколько раз, последняя редакция – от 2005 года. Он включает инструкции по подготовке иерархической структуры работ, шаблоны для 3-х верхних уровней типовых систем, а также набор “общих элементов”, которые применимы для всех основных систем и подсистем.

В 1987 году, Институт управления проектами (PMI) задокументировал и расширил эти техники для невоенных организаций. В “Своде знаний по управлению проектами” (PMBoK) приведен обзор концепции ИСР, а в “Практическом стандарте по Иерархической структуре работ” (Practice Standard for Work Breakdown Structures) приведено расширенное описание концепции для общего использования.

Что такое ИСР?

Иерархическая структура работ – инструмент для разбиения всего проекта на более управляемые элементы путем декомпозиции результатов проекта на составляющие либо временные результаты поставки. ИСР отображается в виде иерархической диаграммы, где на первом уровне находится один элемент, это обычно название проекта, а нижние уровни представляют собой все необходимые компоненты либо работы, которые нужны для получения результатов проекта.
Второй уровень ИСР может быть разбит либо на крупные составные компоненты и работы проекта, имеющие продукто-ориентированную природу (например, в проектах внедрения ERP-систем второй уровень можно разбить на модули системы – планирование, производство, складской учет и пр.), либо на фазы жизненного цикла проекта (анализ, дизайн, разработка, интеграция, установка, сопровождение). Также не исключен вариант совмещения продукто-ориентированного подхода и жизненного цикла.

Важно понимать, что в ИСР должны входить абсолютно все результаты и работы проекта, даже те, которые будут выполняться сторонними организациями (подрядчиками). Также, где это актуально, должны быть включены административные работы (поддержание офиса, закупка канцтоваров, обслуживание техники и пр.).

Ниже представлен пример 3-х уровней ИСР по внедрению ERP-системы на производственном предприятии. В целях экономии места отображено только три уровня ИСР, однако этого вполне достаточно для понимания общей концепции ИСР.

Для увеличения щелкните на картинке

На практике, в зависимости от размера проекта, может быть разработано и больше уровней. При этом не следует переусердствовать с детализацией, так как излишне детализированная ИСР приведет к непродуктивному увеличению усилий руководителя проекта по контролю за всеми элементами. Количество уровней в каждой ветке ИСР может быть различным, таким образом абсолютно не обязательно достигать одинакового уровня детализации для каждой ветки диаграммы.

За каждым элементом ИСР должно быть закреплено одно ответственное лицо, которое отвечает за достижение результата, определенного по этому элементу.

При разработке ИСР важно соблюсти 2 основных принципа построения ИСР:

  1. Правило 100%. Оно говорит о том, что в ИСР должны быть включены все результаты, продукты и работы, которые должны быть выполнены по проекту, вне зависимости от того это внешние, внутренние результаты или переданные для выполнения 3-м лицам. Данное правило также применяется ко всем нижестоящим компонентам.
  2. Взаимоисключаемость элементов. Данный принцип говорит о том, что в ИСР не может быть 2 элементов с одинаковым содержанием. Т.е. не может быть 2-х одинаковых элементов в разных ветках ИСР. Если это допустить, вас ожидает дублирование работы и непонимание командой проекта своих работ.

Для того чтобы вовремя остановиться в декомпозиции ИСР и не допустить излишней детализации, можно воспользоваться следующими эмпирическими правилами при определении самых нижних элементов ИСР:

  1. Трудозатраты должны составлять не менее 8 часов и не более 80 часов;
  2. Длительность должна быть не более 1 отчетного периода по проекту. Например, вы готовите отчет о прогрессе выполнения проекта для спонсора и клиента 1 раз в 2 недели. В данной ситуации длительность разработки минимального элемента ИСР должна быть не более 2-х недель. В этом случае даже лучше, чтобы длительность была не более 1 недели. Такой подход позволяет выдавать в каждом следующем отчете обновленный статус по выполненным частям проекта, а не показывать все время те же самые элементы “in progress”.
  3. Правило здравого смысла. Нет смысла декомпозировать производство велосипедного колеса на обод  и 36 спиц.

Пакеты работ

Самый минимальный элемент ИСР называется пакет работ. Пакет работ должен обладать следующими характеристиками:

  • Может быть реалистично оценен;
  • Производит измеримый результат;
  • Может быть выполнен без прерывания (получения дополнительной информации для дальнейшего выполнения);
  • Может быть передан подрядчику для выполнения;

В дальнейшем пакет работ разбивается на операции, которые необходимо выполнить для получения результата, определенного в пакете работ, но это тема для другой статьи, посвященной разработке расписания проекта, так как  операции не являются элементами ИСР.

Словарь ИСР

Для того чтобы команда проекта, а также остальные заинтересованные стороны однозначно понимали, что значит каждый элемент ИСР используется так называемый  словарь ИСР. Словарь ИСР составляется параллельно с разработкой ИСР и представляет собой  мини-инструкцию по каждому элементу. В словаре указывается: номер элемента ИСР в структуре работ, его название, длительность, затраты, допущения, стоимость, предшественник и последователь элемента, результаты, ответственный и пр. Самое важное то, что словарь ИСР позволяет руководителю проекта определить рамки для исполнителей, чтобы не допустить появления дополнительных работ, либо наоборот недовыполнения работ.
Ниже представлен пример словаря ИСР.



Продолжение статьи здесь.