Анализ накопленных знаний один из самых мощных и экономически эффективных инструментов управления проектами. Если вы обратите внимания в скольких проектах допускаются одни и те же ошибки снова и снова, вы быстро поймете, что эта молния бьет дважды и часто.

Очень важно осуществлять систематический и организованный анализ накопленного опыта. Это нужно правильно сделать. В накопленных знаниях мы должны совместить полученный в прошлых проектах опыт и план реализации.

Фокусируетесь не только на неудачах,  а также на успешном опыте. Нежелание делится накопленными знаниями часто исходит от страха “культуры порицания”. Тяжело признавать ошибки, однако это очень важно для будущего. Накопленные знания должны быть точными — не просто принимайте их как есть, а задавайте вопросы. Проверяйте что вам говорят, иначе вы будите делать вещи которые не верны или не применимы

Сделайте процесс сбора или анализа накопленных знаний обычной проектной практикой, включая использование результатов этого процесса в ваших проектах. Работа с накопленными знаниями считается  хорошей практикой. Успешные компании как правило применяют эту практику.

Компании значительно экономят избегая лишней работы и повторения ошибок. Создайте хороший процесс, в котором анализ накопленных знаний запланирован и внедрен в проекты. Поймите какую ценность несет каждый опыт и избегайте выполнения этого упражнения для “галочки”. Сделайте накопленные знания доступными для других членов организации. Специальный сайт (например WIKI) для хранения и распространения накопленного опыта может существенно помочь. Избавьте других от необходимости натыкаться на те же грабли, которые вы уже прошли и сделали необходимые выводы Передавайте знания дальше!

Проведение сессии работы с накопленными знаниями

Соберите команду перед началом проекта, пригласите кого-нибудь еще со стороны (включая других ПМов) и поговорите о том опыте, который вы можете использовать в вашем проекте.

Два ключевых вопроса которые вы должны выяснить:

  • Как использовать накопленные знания в нашем проекте?
  • Как наш накопленные знания сделать доступным для других?

Всегда оценивайте сколько времени или денег накопленные знания в отдельности вам сэкономит. Если экономия незначительная — не используйте этот опыт.

Использование внешних модераторов для проведения сессии анализа накопленных знаний может быть полезным, так как они могут взглянуть со стороны на происходящее. Трудно проводить сессию сбора накопленных знаний, когда вы непосредственно вовлечены в проект. Сконцентрируйтесь на больших, важных уроках,  на тех, которые имеют наибольшее влияние на ваш проект и на будущие проекты.

Основные причины, по которым не используются накопленные знания

Так какая же причина не использования накопленных знаний:

  • Самонадеянность: Мы думаем, что мы знаем все ответы
  • Недостаток опыта: Мы не знаем как внедрить и использовать накопленные знания
  • Время: Это занимает много времени и усилий внедрить накопленные знания
  • Апатия: Не хочется заниматься сбором, анализом и систематизацией накопленных знаний; проще просто начать работать
  • Гордость: Мы не хотим помощи других, так как видим в этом признак слабости.

Руководство может помочь в этом, настаивая, что бы накопленные знания использовались в их департаментах  и проверяя какие из накопленных знаний были использованы. Это поможет убедиться в том, что процесс сбора накопленных знаний выполняется и команда знает что-то об этом опыте из прошлого. Полагаться на удачу — нежизнеспособная стратегия для проекта, однако это то, что мы делаем, когда игнорируем накопленные знания. Помните, что сбор знаний это только начало процесса: считается только то какую выгоду вы получаете от них.

Когда утверждается проект, руководство должно спросить, что мы вынесли из прошлого опыта, и как это повлияет на будущие проекты. Перед тем как они согласятся потратить деньги они должны спросить “Могут ли накопленные знания сохранить деньги на этих проектах”

Какие накопленные знания вы применили на своих проектах, и сколько вы сэкономили?