Залог успеха любого проекта — в его грамотном планировании. Создание плана проекта — это первое, что вы должны сделать при запуске любого проекта.
Зачастую этот этап пропускают из-за желания поскорее приступить к делу. Тем не менее, многие люди не осознают, какое значение имеет план проекта с точки зрения экономии времени и денежных средств, а также многих других проблем.
В этой статье рассматривается простой практический подход к составлению плана проекта. Ознакомившись с ней, вы получите обоснованный подход к проектному планированию, который вы сможете применить для своих будущих проектов.

Шаг 1: Цели проекта

Проект успешен в том случае, когда удовлетворены запросы и потребности заинтересованных лиц (stakeholders). Заинтересованные лица — это те, кто прямо или косвенно задействован или затронут в проекте.
Для начала важно определить заинтересованных лиц вашего проекта. Не всегда легко выявить заинтересованных лиц, особенно тех, которых проект затрагивает косвенно. Например, заинтересованными лицами являются:

  • Спонсор проекта.
  • Клиент, который получает результаты.
  • Пользователи результатов проекта.
  • Руководитель проекта и проектная команда.

Как только вы поймете, кто является заинтересованными лицами, вам необходимо выяснить их запросы и потребности. Лучшего всего это сделать путем проведения с ними интервью. Во время интервью выясните истинные потребности, которые создают реальную выгоду. Часто заинтересованные лица говорят о потребностях, которые не являются актуальными и не приносят выгоду. Их можно записать и присвоить им низкий приоритет.
После того как вы провели все интервью и составили полный перечень потребностей, их нужно приоритеризировать. Из приоритеризированного списка создайте несколько целей, которые можно легко измерить. Для этого используйте технику SMART. Таким образом, будет легко узнать, когда цель достигнута.
После того как вы определитесь с набором целей, их необходимо записать в план проекта. Также может быть полезно включить потребности и ожидания заинтересованных лиц.
На этом самая трудная часть процесса планирования завершена. Пришло время двигаться дальше и рассмотреть объекты поставки проекта (project deliverables).

Шаг 2: Объекты поставки проекта

С помощью целей, определенных в Шаге 1, создайте список объектов поставки, реализация которых в конце проекта сможет сказать о том, что проектные цели достигнуты. Укажите, когда и как каждый объект должен быть сдан.
Внесите такие объекты поставки в план проекта с указанием предполагаемых дат сдачи. Более точные даты сдачи будут определены на этапе составления расписания проекта.

Шаг 3: Расписание проекта

Создайте список задач, которые должны быть выполнены для каждого объекта поставки, определенных в Шаге 2. Для каждой задачи определите:

  • количество времени (в часах или днях), необходимое для выполнения задачи.
  • члена команды, который будет выполнять задачу.

После того как вы установили количество времени для каждой задачи, вы можете определить время, необходимое для каждого объекта поставки, и точную дату сдачи. Обновите план проекта, указав более точные даты сдачи каждого объекта поставки.
На этом этапе планирования для создания расписания проекта вы можете воспользоваться специальным программным обеспечением, например, Microsoft Project. Или же можно использовать один из множества бесплатных шаблонов. Внесите все объекты поставки, задачи, продолжительность и исполнителей каждой задачи.
Зачастую в данный момент выявляется, что срок сдачи проекта, требуемый спонсором, нереален, судя по вашим оценкам. Если дело обстоит именно так, то вы должны немедленно связаться со спонсором. В этой ситуации у вас есть несколько вариантов:

  • Заново обсудить и пересмотреть сроки сдачи (задержка проекта).
  • Привлечь дополнительные ресурсы (увеличение стоимости).
  • Сократить объем проекта (уменьшение количества объектов поставки).

Оперируйте расписанием проекта, чтобы оправдать целесообразность одного из этих вариантов.

Шаг 4: Вспомогательные планы

В этом разделе рассматриваются планы, которые вам следует создать в рамках процесса планирования. Они могут быть включены непосредственно в план.
План распределения ресурсов
Укажите имена людей и названия организаций с ведущей ролью в проекте. Для каждого из них опишите их роли и обязанности в проекте.
Затем укажите количество и опишите типы людей, необходимых для выполнения проекта. Для каждого ресурса укажите даты его привлечения, планируемую продолжительность участия в проекте и способ, при помощи которого вы планируете привлечь данный ресурс в проект.
Для этой информации отведите отдельную страницу.
План коммуникаций
Создайте документ, в котором описано, кто и как должен получать информацию о проекте. Наиболее распространенный способ коммуникации — еженедельный или ежемесячный отчет о проделанной работе, в котором описывается, как продвигается проект, указаны выполненные этапы проекта и работы, запланированные на следующий период.
План управления рисками
Управление рисками — важная составляющая процесса управления проектами. Хотя это часто упускается из виду, важно определить как можно больше рисков и быть готовым к тому, что может случиться что-то плохое.
Вот некоторые примеры общих рисков проекта:

  • Слишком оптимистичные оценки продолжительности и стоимости проекта.
  • Клиенту необходимо слишком много времени на проверку объектов поставки и предоставление обратной связи.
  • Неожиданное сокращение бюджета.
  • Неясные роли и обязанности.
  • Заинтересованных лиц не просят внести вклад в проект либо их потребности были неправильно поняты.
  • Заинтересованные лица меняют требования после запуска проекта.
  • Заинтересованные лица добавляют новые требования после запуска проекта.
  • Плохая коммуникация, которая приводит к недопониманию, проблемам с качеством и необходимости переделывать уже сделанное.
  • Отсутствие приверженности/ответственного подхода к проекту у членов проектной команды.

Риски можно отслеживать при помощи простого журнала рисков. Добавляйте каждый риск в ваш журнал рисков; записывайте то, что вы будете делать в случае, если он произойдет, и что вы будете делать, чтобы предотвратить его возникновение. Регулярно просматривайте свой журнал рисков и добавляйте новые риски по мере их возникновения в ходе проекта. Помните — вы не избавляетесь от рисков, игнорируя их.
Мои поздравления! Если вы выполнили описанные выше действия, у вас должен был получиться хороший план проекта. Не забывайте обновлять свой план по ходу проекта, а также измерять прогресс проекта относительно него.

 

Автор: Дункан Хоги (Duncan Haughey), PMP. C оригиналом можно ознакомиться здесь.