Рано или поздно это случится с каждым проектным менеджером — необходимость принять уже начатый проект. С чего начать? Что следует сделать в первую очередь?

Предлагаю вам следующий список мероприятий/действий, которые буду полезны в большинстве случаев, независимо от стадии проекта. 

1. Изучить устав проекта (Project charter).

Основной документ проекта, где вы узнаете:

  • свои полномочиях;
  • цели проекта;
  • какой результат ожидается;
  • основные вехи проекта;
  • кто спонсор и основные заинтересованные лица.

В некоторых случаях там могут быть описаны риски, задан бюджет, определена команда и т.д.

Хорошо подготовленный устав проекта уже на старте дает вам ответы на многие вопросы и поможет вам быстрее понять проект и освоится.
Если после изучения Устава проекта у вас появилось больше вопросов чем ответов, это тоже полезная информация, которая говорит об уровне и профессионализме менеджера и организации.

2. Встретится с текущим менеджером проекта.

Просмотреть вместе последние статус отчеты, WBS. Необходимо понять, в каком состоянии проект сейчас, какие есть критические моменты в проекте, где проект вышел за рамки плана, на каком уровне организована работа с рисками и т.д.

3. Изучить план проекта.

Расписание проекта, реестр рисков, бюджет, ресурсы, план коммуникации и т.д..
Определить, является ли план все еще реалистичным для выполнения теми ресурсами и с теми ограничениями, которые определены в проекте.
Возможно понадобится дополнительный аудит проекта.

4. Встретится со Спонсором проекта и основными заинтересованными лицами (Stakeholders).

Необходимо понять их ожидания, что они думают о продукте и проекте, есть ли конфликты. Как можно раньше необходимо выявить заинтересованных и не заинтересованных в успехе проекта стейкхолдеров.
Вам понадобится поддержка тех, кто заинтересован в успехе и понять мотивы тех, кто не заинтересован и как с ними работать.
Сам Спонсор заинтересован в проекте, поддерживает его?
Если нет — почти гарантировано, что проект будет не успешным.

5. Встретится с командой проекта.

Попросите вашего коллегу представить вас команде, отдельно пообщайтесь с ключевыми членами команды.
Вам необходимо понять, какая обстановка внутри команды, насколько слажена работа, на каком уровне мотивация, какие сильные и слабые стороны команды.
Так же необходимо понять, кто лидеры в команде (формальные и неформальные). Если в команде есть “Рок-звезды”, то скорее всего найдутся и те, кто обижен на всех. И эти персонажи потребуют вашего особого внимания.

6. Обед.

Старайтесь каждый день обедать с кем-то из ключевых фигур в проекте. За обедом у вас есть возможность:

  • наладить необходимые коммуникации и отношения, познакомится быстрее и узнать больше;
  • Обсудить и решить проблемы;
  • Научится чему-то и дать полезный совет;
  • Узнать интересующее вас мнение по какому-то из вопросов.

 

Буду очень рад, если вы поделитесь своими мыслями, уловками или успешными историями о подобном опыте.

Удачи!