2-я часть статьи статьи «ИСР как важный фактор успешности проекта».
Начало статьи.
В 3-й заключительной части будут дан краткий обзор двух инструментов для разработки ИСР.
Зачем нужна ИСР?
ИСР имеет большое значение в проекте и является одним из важных факторов успешного достижения проектом своих целей. Чем больше масштаб проекта, тем в большей степени влияет корректно разработанная ИСР на достижение его целей.
Полное структурированное содержания проекта.
В качественно разработанной и хорошо структурированной ИСР с большей вероятностью будут учтены все результаты и работы, которые необходимо получить в рамках проекта. Это позволит в дальнейшем значительно уменьшить появление дополнительных работ и изменение содержания проекта. Известно, что сроки проекта увеличиваются не больше от того, что неверно проведена оценка работ, а от того, что нужные работы просто не были изначально включены в план работ и начинают “всплывать” в ходе выполнения проекта.
Основа для планирования проекта.
После того как собраны требования к проекту и его продукту, данную информацию необходимо обработать, систематизировать и сгруппировать в результаты проекта, получение которых в конце проекта поможет нам удовлетворить собранные требования.
Результаты проекта, которые сначала определяются в описании содержания проекта, представляют собой те элементы, на которые можно разбить проект на верхнем уровне. На основании эти элементов верхнего уровня, а также собранных требований, происходит разработка ИСР до необходимой степени детализации. Фактически, путем разработки ИСР мы достигаем детального понимания того, как мы сможем получить результаты проекта.
Далее ИСР выступает базисом для дальнейшего планирование операций, ресурсов, бюджета, рисков, расписания проекта, качества и пр. Не имея качественно разработанной ИСР, дальнейшее планирование проекта может быть непродуктивным и принесет много «сюрпризов» в виде незапланированных работ в процессе выполнения.
Графическое отображение структуры работ и результатов.
Для того, чтобы понять насколько большую эффективность приносит графическое отображение ИСР по сравнению со списком (например, списком задач) давайте рассмотрим какими могут быть недостатки списка по сравнению с диаграммой. Ниже приведены эти два варианта отображения:
- В списке могут быть перечислены не все результаты или промежуточные продукты проекта. Напротив, в графическом отображении ИСР с большой вероятностью будут включены все продукты, результаты, работы, так как диаграмма изначально настраивает на структурное мышление.
- Список не побуждает к творческому мышлению. Присутствие любых графиков, схем, диаграмм в коллективном обсуждении всегда имеет значительно больший эффект нежели списки, ряды цифр и просто текст на слайде презентации. Такие элементы вызывают интерес и побуждают к творческому процессу, заставляют человека креативно мыслить. В этом случае разработка куда более сложных ИСР (разработка программного обеспечения, внедрение ERP, разработка нового продукта и пр.) происходит легко, плодотворно и полноценно, так как при таком подходе вероятность упустить какую-либо работу, либо нужный компонент результата – минимальна.
- В списке не видна связь между элементами списка. Напротив в графическом отображении ИСР можно увидеть полную иерархию проекта и понять связь между различными результатами и продуктами проекта.
- Список составляется одним человеком и не подходит для коллективной работы команды проекта.
- При помощи списка практически невозможно добиться понимания от команды всего проекта и того, чтобы каждый член команды ощущал себя важной частью проекта.
Мотивация и вовлеченность команды.
В процессе разработки ИСР, в котором принимают участие члены команды проекта, происходит осознание каждым участником проекта значимости своей работы и понимание проекта в целом. Фактически люди видят себя как часть целого, что значительно повышает эффективность их работы и мотивацию. Делая непосредственный вклад в описание содержания проекта и принимая участие в разработке ИСР, члены команды будут чувствовать себя вовлеченными и ответственными за что, что должно быть сделано. Никто не сможет сказать: “А я не планировал этого, вы все это сами разработали вы и делайте…”
Инструмент коммуникации.
ИСР наглядно представляет то, каким образом будет выполняться проект и расшифровывает для заказчика, спонсора, менеджмента и прочих заинтересованных сторон «черный ящик» проекта. Таки образом, эти участники проекта будут понимать, что происходит в проекте и доверять руководителю проекта и его команде. Доверие дает мощный стимул проекту и устраняет большое количество барьеров.
Эффективный инструмент контроля и мониторинга.
Чем больше детализирован проект (результаты и работы), тем легче им управлять и контролировать проект в целом. ИСР может быть использована в качестве инструмента отчетности перед заказчиком, спонсором, менеджментом и другими участниками проекта. Это позволит видеть какие части проекта уже завершены, какие еще не начаты, а какие находятся в процессе выполнения.
Четкие назначения работ и ответственности.
За каждый элемент ИСР должен нести ответственность один человек. Это дает четкое распределение ролей и ответственности за результаты и работы проекта. Особенно в этом помогает словарь ИСР.
Обоснование стоимости и ресурсов.
При помощи ИСР вы сможете ДОКАЗАТЬ и наглядно продемонстрировать спонсору, заказчику и менеджменту необходимость в деньгах и ресурсах для проекта. Демонстрация ИСР этим участникам проекта снимет большое количество вопросов, связанных с обоснованием стоимости проекта и того количества ресурсов, которое вы требуете для проекта.
И наконец, Совместная разработка ИСР может быть очень веселым занятием и является одним из инструментов построения команды.
Окончание статьи здесь.